PENGORGANISASIAN KANTOR

A. PENGORGANISASIAN KANTOR
Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja satau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapat bekerjasama dalam suatu system kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi pengertian dari pengorganisasian kantor adalah proses pengaturan kantor untuk upaya pemberdayaan suatu organisasi dalam mencapai tujuan kantor. Dalam suatu kantor pasti terdapat tujuan kantor yang harus dicapai. Berikut beberapa makna dari pengorganisasian diantaranya :

 Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga organisasi.
 Pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang diikuti dengan penugasan seorang pimpinan yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
 Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para karyawan.
 Cara pimpinan dalam membagi tugas-tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan pada masing-masing unit kerja dengan cara mendelegasikan wewenangnya. Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian
tujuan itu, menajemen kantor mengenai beberapa asas.

Terdapat 8 asas menajemen kantor/pengorganisasian kantor menurut Neuner dan Keeling, yaitu :

1. Asas Tujuan
Tujuan suatu bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan dan dipahami. Tujuan yang dimengerti oleh setiap personal akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya. Asas ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan. Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba melalui kenaikan penjualan. Menajemen administrative merupakan bagian penting bagi kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain.

2. Asas Kesatuan Fungsi
Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu karena dalam organisasi saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan dan personalia.

3. Asas Hubungan Individu
Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang harus melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses manajemen dan prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis wewenang pun harus dibangun. Disamping itu, balas jasa haruslah dirumuskan untuk merangsang bekerja.

4. Asas Kesederhanaan
Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu.

5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab
Setiap organisasi dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu. Organisasi menjadi hidup karena pendelegasian wewenang dan tanggung jawab wewenang adalah hak untuk memberikan perintah dan kekuasaan untuk membuat keputusan, sedangkan tanggung jawab kewajiban dan akuntabilitas untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan.

6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal
Agar setiap orang mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap petugas harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. Asas ini menjadi penting karena keraguan terjadi dan moral akan jatuh jika seorang petugas bertanggung jawab kepada beberapa orang
atasan yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan pekerjaan.

7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakkan sehingga tujuan usaha dapat tercapai. Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rencana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

8. Asas Jangkauan Pengawas
Agar pengawasan dan kepimimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan
pengawasan akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Kemudian tambahan kemampuan akan semakin berkurang hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negative atau kekacauan pengawasan). Tidak ada rumus yang mujarab yang dapat menentukan jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu kenyataan bahwa setiap situasi harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa semua factor paripurna.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s